AI AUTOMATION · PROCUREMENT · 2026.10.23

견적서 세 장 받아서 엑셀에 다시 옮겨 적고 계신가요

구매 담당자가 거래처 세 곳에 견적을 요청하면, 하나는 PDF로, 하나는 엑셀로, 하나는 이메일 본문에 적혀서 옵니다. 그다음은 늘 같습니다. 엑셀을 열고 품목별 단가를 한 칸씩 옮겨 적은 뒤 어느 곳이 나은지 보는 일입니다. 견적 비교가 오래 걸리는 이유는 비교 자체가 어려워서가 아니라 견적서마다 형식과 조건이 달라서 같은 기준으로 놓는 데 시간이 다 들기 때문입니다.

견적 비교가 오래 걸리는 진짜 이유

거래처에서 받는 견적서는 우리 회사 양식이 아니라 상대 회사 양식입니다. 어떤 곳은 부가세를 포함해 적고 어떤 곳은 별도로 적습니다. 같은 품목을 한 곳은 "개"로, 다른 곳은 "박스(50개입)"로 표기합니다. 배송비나 설치비가 품목 줄에 섞여 있기도 하고 비고란에 한 줄로만 적혀 있기도 합니다.

그래서 담당자는 견적서를 읽고, 우리 품목 코드에 맞춰 다시 적고, 단위를 환산하고, 빠진 조건을 메일로 다시 물어봅니다. 이 과정이 손으로 이루어지면 옮겨 적다 생기는 숫자 오류가 그대로 발주 금액이 되고, 비교표는 그때 한 번 쓰이고 폴더에 묻힙니다. 문제는 비교하는 일이 아니라, 제각각인 견적서를 같은 기준의 데이터로 바꾸는 일이 매번 반복된다는 점입니다.

비교 기준 항목부터 표로 정하기

자동화의 첫 단계는 견적서를 읽는 기술이 아니라, 모든 견적서에서 공통으로 꺼낼 항목을 정하는 것입니다. 이 항목이 비교표의 열이 되고, 추출 작업의 목표가 됩니다.

항목을 정할 때 지금까지 비교표를 만들며 매번 손으로 추가했던 열이 무엇이었는지 돌아보면 됩니다. 그 열들이 곧 우리 회사가 실제로 보는 기준입니다.

견적서를 데이터로 바꾸는 흐름

기준 항목이 정해지면 견적서가 들어와서 비교표가 나오기까지를 단계로 나눌 수 있습니다. 각 단계는 다른 도구가 맡지만, 중간 결과가 같은 구조로 쌓이는 것이 핵심입니다.

1. 수집: 견적 요청 건별로 폴더나 번호를 만들고, 이메일 첨부·PDF·엑셀·메신저로 온 견적서를 그 건에 붙입니다. 어느 거래처가 언제 보냈는지가 이때 기록됩니다.
2. 추출: OCR과 AI로 견적서에서 기준 항목을 꺼냅니다. 항목마다 원본의 어느 위치에서 읽었는지와 확신 정도를 함께 남겨 사람이 확인할 수 있게 합니다.
3. 정규화: 거래처 품명을 내부 품목코드에 매칭하고, 단위·통화·부가세를 기준값으로 환산합니다. 매칭이 애매한 품목은 자동 확정하지 않고 표시만 합니다.
4. 검증: 꺼낸 단가와 수량으로 합계를 다시 계산해 견적서 합계와 맞는지 보고, 비어 있는 기준 항목을 거래처별로 목록화합니다.
5. 비교표 생성: 품목을 행으로, 거래처를 열로 놓은 비교표와 거래처별 조건 요약을 만들어 담당자에게 전달합니다.

조건이 다른 견적을 같은 기준으로 맞추기

추출이 끝나도 비교가 바로 되지는 않습니다. 거래처마다 다르게 적는 조건을 우리 기준으로 맞추는 규칙이 있어야 합니다. 자주 생기는 차이와 맞추는 방법을 미리 정해 두면 이 단계가 자동으로 돌아갑니다.

여기서 중요한 원칙은 환산한 값과 원본 값을 둘 다 남기는 것입니다. 나중에 거래처와 금액을 확인할 때는 원본이 기준이 되고, 비교할 때는 환산값이 기준이 되기 때문입니다.

사람이 반드시 봐야 하는 부분

견적 비교는 발주 금액과 직결되므로, 자동화는 사람이 볼 부분을 줄이는 것이지 없애는 것이 아닙니다. 다음 항목은 검토 목록으로 모아 담당자가 확인한 뒤 비교표가 확정되도록 합니다.

• 추출 확신이 낮은 항목: 스캔 품질이 낮거나 표가 깨진 견적서에서 읽은 숫자는 원본 위치와 함께 보여 줍니다.
• 품목 매칭이 애매한 줄: 거래처 품명이 내부 품목 여러 개에 걸리거나, 규격이 조금 다른 대체품을 제안한 경우입니다.
• 조건부 문구: "100개 이상 주문 시 5% 할인", "재고 소진 시 납기 변동" 같은 문장은 숫자로 바꾸지 않고 담당자가 해석합니다.
• 합계 불일치: 다시 계산한 합계와 견적서 합계가 다르면 추출 오류일 수도, 견적서 자체 오류일 수도 있으므로 거래처 확인이 필요합니다.
• 기준 항목 누락: 유효기간이나 납기가 없는 견적은 비교표에 올리기 전에 거래처에 보완을 요청합니다.

검토가 끝난 비교표는 그대로 구매 승인 흐름으로 넘어가게 연결하면, 비교표를 다시 메일에 붙이고 승인 여부를 메신저로 묻는 일이 사라집니다.

견적 이력이 쌓이면 보이는 것

비교표가 매번 같은 구조로 저장되면, 그동안 폴더에 묻혔던 견적이 구매 데이터가 됩니다. 복잡한 분석이 아니라 같은 품목과 거래처를 기준으로 묶어 보는 것만으로도 답할 수 있는 질문이 생깁니다.

도입 전 체크리스트

1. 최근 견적 비교표 몇 건을 꺼내 매번 손으로 추가했던 열을 확인하고 기준 항목 정하기
2. 내부 품목 마스터에 품목코드, 기준 단위, 입수 단위가 정리돼 있는지 확인하기
3. 부가세, 단위, 통화, 납기의 기준값과 환산 규칙 정하기
4. 견적서가 들어오는 경로(이메일, 메신저, 포털)를 파악하고 요청 건별로 모을 방법 정하기
5. 추출 확신이 낮은 항목과 매칭이 애매한 품목을 사람에게 보낼 기준 정하기
6. 검토가 끝난 비교표를 구매 승인 흐름으로 넘기는 방법 정하기
7. 견적 원본과 환산값, 선정 사유를 보관할 위치와 기간 정하기

FAQ

거래처마다 견적서 양식이 제각각인데 자동화가 가능한가요?

양식을 통일하는 것이 아니라, 우리 쪽 비교 기준 항목을 먼저 정하고 각 견적서에서 그 항목을 꺼내는 방식이면 가능합니다. 어떤 양식이든 품목, 수량, 단가, 부가세, 납기, 유효기간 같은 핵심 항목은 대부분 들어 있으므로, OCR과 AI로 읽어 정해진 항목에 채우고 못 찾은 항목은 빈칸으로 표시해 사람이 확인하게 합니다.

AI가 견적서에서 꺼낸 숫자를 그대로 믿어도 되나요?

그대로 믿기보다 검증 규칙을 붙여야 합니다. 꺼낸 단가와 수량으로 합계를 다시 계산해 견적서의 합계와 맞는지 확인하고, 단위나 부가세 표기가 불분명한 항목, 추출 신뢰도가 낮은 항목은 원본 위치와 함께 검토 목록에 올립니다. 발주 금액에 직접 연결되는 숫자이므로 최종 확인은 사람이 맡는 흐름이 안전합니다.

비교표가 자동으로 나오면 가장 싼 거래처가 자동으로 선택되나요?

자동화의 역할은 같은 기준으로 비교할 수 있는 표를 만드는 것까지입니다. 납기, 품질 이력, 사후 지원, 최소 주문 수량처럼 가격 외 조건은 회사마다 중요도가 다르므로 선정 기준과 승인은 담당자와 조직의 구매 절차가 맡고, 시스템은 그 결정의 근거와 이력을 남기는 데 쓰는 것이 맞습니다.

Voxen은 이렇게 접근합니다

Voxen은 AI를 억지로 모든 단계에 넣기보다 현재 업무와 데이터를 먼저 살펴보고 가장 단순하고 안정적인 자동화 구조를 찾습니다. 데이터 수집·엔지니어링, AI 판단, API·대시보드, 맞춤 시스템 구축을 실제 비즈니스 프로세스에 맞게 연결합니다.

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